De la 1 ianuarie 2024, facturile dintre firmele stabilite în România (relația B2B) trebuie transmise prin sistemul național RO e-Factura, iar de la 1 ianuarie 2025 obligația s-a extins și la facturile către consumatorii finali (B2C). Dacă ai un SRL sau un PFA, indiferent cât de mic, sistemul te privește direct. Vestea bună: odată configurat corect, totul devine rutină.
În acest ghid îți explicăm cine e obligat, cum funcționează practic emiterea și primirea facturilor prin SPV și care sunt termenele și sancțiunile în vigoare în 2026.
1. Cine este obligat să folosească e-Factura
Obligația acoperă practic toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent de forma juridică și de regimul de TVA:
- SRL-uri, plătitoare sau neplătitoare de TVA;
- PFA-uri, întreprinderi individuale și familiale — primesc cod unic de înregistrare la Registrul Comerțului, așa că sunt tratate ca orice firmă;
- asociații și fundații care desfășoară activități economice; dacă nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, trebuie să ceară înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu, cu formularul 082.
Intră în sistem facturile pentru livrări și servicii cu locul în România emise către alte firme sau PFA-uri (B2B), către instituții publice și către persoane fizice (B2C). La B2C, treci CNP-ul clientului, dacă ți-l comunică, sau un cod format din 13 cifre de zero. Clientului persoană fizică îi dai factura și pe căile obișnuite, pe hârtie sau în format electronic. Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate nu se transmit.
Cine nu este obligat sau are reguli speciale
- Persoanele fizice care se identifică fiscal prin CNP, fără un cod de înregistrare propriu: din 1 iunie 2026 nu mai au obligația să folosească e-Factura (Legea nr. 88/2026), dar pot opta pentru sistem.
- Agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori nu au obligația.
- Clienții firme din străinătate: facturile către firme nestabilite în România nu intră în obligație. Excepție, din 1 ianuarie 2026: firmele străine înregistrate în scopuri de TVA în România, pentru operațiuni cu locul în România, mai puțin livrările intracomunitare de bunuri pentru care clientul îți comunică un cod de TVA din alt stat membru.
2. Cum emiți o factură în sistem, pas cu pas
-
Obții acces la SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF). Firmele și PFA-urile se înregistrează în SPV pe baza unui certificat digital calificat, al reprezentantului legal sau al unui împuternicit, de exemplu contabilul. Contul de persoană fizică, cu utilizator și parolă, nu îți dă acces la e-Factura pentru firmă sau PFA.
-
Emiți factura în format XML, după specificațiile naționale RO_CIUS: din programul de facturare conectat la SPV sau cu aplicația web gratuită a ANAF de completare a facturii, care generează fișierul XML pe care îl încarci apoi în SPV.
-
Sistemul validează factura și îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Originalul facturii este fișierul XML cu acest sigiliu. Dacă primești un mesaj de eroare, factura nu a fost acceptată: o corectezi și o retransmiți.
-
Descarci și arhivezi facturile emise și primite. Fișierele XML rămân disponibile pentru descărcare în SPV doar 60 de zile de la publicare, după care se eliberează numai la cerere. Legea contabilității cere păstrarea documentelor justificative 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Când tu ești clientul
Facturile de la furnizorii din România le primești tot în SPV. Dacă ai obiecții la o factură, poți transmite emitentului un mesaj prin sistem, dar factura nu se poate „returna”: se corectează printr-o factură de corecție, trimisă tot prin RO e-Factura.
Nu înregistra în contabilitate facturi B2B primite pe altă cale de la o firmă din România: și clientul riscă amenda de 15% din valoarea totală a facturii. Dacă ai plătit pe loc și factura nu apare în SPV în termenul legal, poți notifica ANAF. Pentru SRL-uri, datele din facturi ajung și în raportarea SAF-T (D406).
3. Termene și sancțiuni
Din 1 ianuarie 2026, factura trebuie transmisă în sistem în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii, atât la B2B, cât și la B2C. În 2024 și 2025, termenul era de 5 zile calendaristice.
Ziua emiterii nu se numără, iar sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu intră în calcul. De exemplu, o factură emisă luni, 5 octombrie 2026, trebuie transmisă cel târziu luni, 12 octombrie 2026. Dacă emiți factura după termenul legal de emitere (de regulă, data de 15 a lunii următoare livrării sau prestării), cele 5 zile lucrătoare se socotesc de la acea dată-limită, nu de la data emiterii.
Amenzile sunt prevăzute de OUG nr. 120/2021 și depind de ce anume nu ai respectat:
| Situația | Amenda |
|---|---|
| Facturi B2B transmise după termen; facturi B2C pentru care nu respecți obligația de transmitere | 1.000–2.500 lei pentru firmele mici și persoanele fizice, inclusiv PFA; 2.500–5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii; 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari |
| Factură B2B care nu trece deloc prin RO e-Factura | 15% din valoarea totală a facturii, atât pentru emitent, cât și pentru clientul care o primește și o înregistrează |
Amenda fixă se aplică o singură dată pentru toate facturile al căror termen de transmitere expiră în aceeași lună calendaristică, nu pentru fiecare factură în parte. Pentru facturile B2C, sancțiunile se aplică din 1 iulie 2025.
Pentru clienții noștri, monitorizăm transmiterea și preluăm facturile direct din SPV. Detalii despre abonamente găsești pe pagina de tarife.
4. Pe scurt
- e-Factura e obligatorie pentru SRL-uri și PFA-uri, plătitoare sau nu de TVA; cei care lucrează doar pe CNP sunt scutiți din 1 iunie 2026;
- ai nevoie de acces în SPV cu certificat digital calificat și de un program (sau de aplicația ANAF) care generează XML valid;
- termen de transmitere în 2026: 5 zile lucrătoare de la emitere, fără a număra sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale;
- întârzierile se amendează o dată pe lună, de la 1.000 lei; o factură B2B ținută complet în afara sistemului atrage amenda de 15% din valoarea ei, și pentru client;
- descarcă și păstrează fișierele XML: în SPV rămân disponibile doar 60 de zile.