SAF-T, adică fișierul standard de control fiscal, este raportarea prin care firma trimite periodic la ANAF date din contabilitate: soldurile conturilor, înregistrările contabile, facturile și plățile, iar separat activele și, la cerere, stocurile. Se depune prin declarația informativă D406 și, din 1 ianuarie 2025, îi privește și pe contribuabilii mici, deci aproape orice SRL.
În acest ghid îți explicăm cine depune D406 în 2026, când declarația este lunară sau trimestrială, care sunt termenele și amenzile și cum pregătești datele ca să treacă de validare.
1. Ce este SAF-T și ce conține
SAF-T este un standard internațional creat de OCDE pentru transferul electronic al datelor contabile și fiscale către autoritățile fiscale. În România, fișierul este un XML generat din programul de contabilitate și are patru secțiuni:
- Header — datele firmei, ale perioadei raportate și ale programului care a generat fișierul;
- MasterFiles — conturile cu soldurile lor, clienții, furnizorii, codurile de taxe și produsele; tot aici intră stocurile și activele, raportate separat;
- GeneralLedgerEntries — înregistrările contabile din perioadă, la nivel de tranzacție;
- SourceDocuments — facturile de vânzare și de achiziție, plățile, mișcările de bunuri și tranzacțiile cu active.
Obligația vine din art. 59¹ din Codul de procedură fiscală, iar regulile concrete sunt în Ordinul președintelui ANAF nr. 1.783/2021, cu modificările ulterioare. D406 nu înlocuiește decontul de TVA (D300), care se depune în continuare separat.
2. Cine depune D406 și de când
Obligația a intrat în vigoare etapizat, în funcție de categoria de contribuabil în care te încadrează ANAF:
| Categoria | Obligație de la |
|---|---|
| Contribuabili mari | 1 ianuarie 2022 (1 iulie 2022 pentru cei încadrați ca mari abia de la 1 ianuarie 2022) |
| Contribuabili mijlocii | 1 ianuarie 2023 |
| Contribuabili mici (toți ceilalți) | 1 ianuarie 2025 |
| Nerezidenți înregistrați doar în scopuri de TVA în România | 1 ianuarie 2025 |
| Firme înregistrate după aceste date | data înregistrării |
Depun D406, printre altele, SRL-urile (inclusiv microîntreprinderile și firmele neplătitoare de TVA), societățile pe acțiuni, asociațiile și fundațiile care țin contabilitatea în partidă dublă și sediile permanente din România ale firmelor străine.
Nu depun D406:
- PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale;
- cabinetele individuale și societățile profesionale de avocați, birourile și societățile notariale, cabinetele medicale individuale și celelalte forme de exercitare a profesiilor liberale reglementate prin legi speciale;
- asociațiile, fundațiile și celelalte entități care țin contabilitatea în partidă simplă;
- instituțiile publice;
- firmele cu activitatea suspendată temporar la Registrul Comerțului, pentru perioada suspendării.
3. Lunar sau trimestrial: periodicitate și termene
Periodicitatea D406 urmează perioada fiscală de TVA a firmei:
| Situația firmei | D406 se depune | Termen |
|---|---|---|
| Plătitoare de TVA cu decont lunar | lunar | ultima zi a lunii următoare |
| Plătitoare de TVA cu decont trimestrial, semestrial sau anual | trimestrial | ultima zi a lunii următoare trimestrului |
| Neplătitoare de TVA | trimestrial | ultima zi a lunii următoare trimestrului |
| Secțiunea „Active” | anual | termenul de depunere a situațiilor financiare anuale |
| Secțiunea „Stocuri” | doar la cererea ANAF | termenul din solicitare, de cel puțin 30 de zile calendaristice |
Ca plătitor de TVA, ai decont trimestrial dacă, în anul precedent, cifra de afaceri nu a depășit plafonul de 100.000 de euro și nu ai făcut achiziții intracomunitare de bunuri; altfel, decontul este lunar. Dacă nu știi încă dacă firma trebuie să se înregistreze în scopuri de TVA, vezi ghidul despre plafonul de TVA.
De exemplu, o firmă cu raportare lunară depune D406 pentru august 2026 până la 30 septembrie 2026. Pentru un SRL al cărui exercițiu financiar coincide cu anul calendaristic, D406 „Active” are același termen ca situațiile financiare anuale: 31 mai a anului următor.
Perioada de grație și firmele noi
Ordinul ANAF prevede perioade de grație pentru primele raportări, calculate de la ultima zi a perioadei raportate: 6 luni pentru prima declarație lunară (apoi 5, 4, 3 și 2 luni pentru următoarele patru) și 3 luni pentru prima declarație trimestrială. Pentru contribuabilii mici obligați din 1 ianuarie 2025, aceste perioade s-au încheiat în vara lui 2025, așa că în 2026 se aplică termenele obișnuite.
O firmă înființată acum are obligația de la data înregistrării, iar prima D406 se depune până în ultima zi a lunii care urmează primei perioade raportate.
4. Cum pregătești și depui D406, pas cu pas
Înainte de export, verifică datele care produc cele mai multe erori:
- planul de conturi: fiecare cont analitic din fișier trebuie construit pe baza planului de conturi românesc aplicabil firmei;
- datele de bază: CUI-ul, denumirea și adresa clienților și furnizorilor, datele de contact și contul bancar al firmei, codurile de TVA folosite pentru fiecare cotă;
- balanța: totalul soldurilor debitoare trebuie să fie egal cu totalul soldurilor creditoare, iar soldurile finale ale unei luni să fie soldurile inițiale ale lunii următoare;
- corelarea cu decontul de TVA: taxa calculată pe fiecare cod de TVA trebuie să corespundă bazei impozabile și să se regăsească în decontul D300; ANAF a publicat și o aplicație, aflată în testare, care afișează datele din D406 în formatul decontului D300.
-
Generezi fișierul XML din programul de contabilitate, pentru luna sau trimestrul de raportat.
-
Îl validezi cu programul gratuit al ANAF (validatorul DUKIntegrator, care rulează în Java). Dacă apar erori, le corectezi în contabilitate și generezi un XML nou. Pentru probe există varianta de test a declarației, D406T.
-
Generezi declarația D406 în format PDF, cu XML-ul atașat, și o semnezi cu certificatul digital calificat al reprezentantului legal sau al împuternicitului.
-
O încarci online, prin serviciul ANAF „Depunere declarații” sau pe e-guvernare.ro, și notezi indexul de încărcare.
-
Verifici recipisa în SPV: ea confirmă că declarația a fost procesată fără erori. Dacă a fost respinsă, corectezi și retransmiți întreaga declarație, nu doar înregistrările greșite.
5. Amenzi și corecții
Codul de procedură fiscală (art. 337¹) prevede aceleași amenzi pentru toate categoriile de contribuabili:
- de la 1.000 la 5.000 lei, dacă nu depui D406 la termen;
- de la 500 la 1.500 lei, dacă depui o declarație incorectă sau incompletă.
Dacă ai depus o declarație greșită, nu ești sancționat când o corectezi până la termenul de depunere a următoarei declarații sau când corectezi mai târziu din cauza unui fapt care nu îți este imputabil. Corecția se face printr-o declarație rectificativă pentru aceeași perioadă, care trebuie să cuprindă toate datele, nu doar pe cele modificate.
ANAF analizează automat declarațiile: a trimis notificări firmelor care nu au depus D406 sau au depus-o incomplet ori incorect și a publicat teste de consistență pe care le poți aplica singur înainte de depunere. Pentru clienții noștri, pregătim și depunem D406 odată cu restul declarațiilor firmei.
6. Pe scurt
- din 2025, D406 privește aproape orice SRL, inclusiv microîntreprinderile și firmele neplătitoare de TVA; PFA-urile, II și IF nu depun;
- depui lunar dacă ai decont de TVA lunar și trimestrial în celelalte cazuri, până în ultima zi a lunii următoare perioadei;
- activele se raportează anual, la termenul situațiilor financiare, iar stocurile doar la cererea ANAF;
- declarația se validează cu programul ANAF, se semnează cu certificat digital calificat și se depune online;
- întârzierea se amendează cu 1.000–5.000 lei, iar o declarație greșită necorectată la timp, cu 500–1.500 lei.