Primul angajat aduce un contract de muncă, un registru electronic al salariaților, declarația 112 și un cost mai mare decât salariul negociat. Unele obligații trebuie îndeplinite înainte ca omul să înceapă lucrul, altele lunar, la termen fix.
În 2026 contează trei noutăți: Revisal a fost înlocuit complet de REGES-Online, salariul minim brut este 4.325 lei din 1 iulie 2026, iar amenda pentru munca fără contract este de 40.000 lei pentru fiecare persoană. Mai jos găsești pașii, în ordine, și un calcul complet de cost.
1. Pașii, de la ofertă la primul salariu
-
Înrolezi firma în REGES-Online (reges.inspectiamuncii.ro), cu ROeID sau cu certificat digital calificat. Înrolarea o face reprezentantul legal sau un împuternicit, iar operarea se poate delega unui salariat sau firmei de contabilitate.
-
Organizezi securitatea și sănătatea în muncă (SSM): personal, dacă îndeplinești condițiile legii, printr-un lucrător desemnat sau printr-un serviciu extern. Alegi și un cabinet de medicina muncii.
-
Trimiți candidatul la examenul medical la angajare. Completezi fișa de solicitare și fișa de identificare a factorilor de risc, iar medicul de medicina muncii emite fișa de aptitudine, pe costul angajatorului.
-
Pregătești fișa postului și contractul și îi comunici candidatului clauzele esențiale înainte de semnare.
-
Semnezi contractul cel târziu în ziua anterioară începerii activității și îi dai salariatului un exemplar înainte să înceapă.
-
Transmiți contractul în REGES-Online în același termen: cel târziu în ziua anterioară.
-
În prima zi faci instruirea SSM introductiv-generală și la locul de muncă, consemnată în fișa individuală de instruire, și păstrezi o copie a contractului la locul de muncă.
-
Lunar ții evidența orelor lucrate, plătești salariul cel puțin o dată pe lună și, până pe 25 a lunii următoare, depui declarația 112 și plătești contribuțiile și impozitul.
Poți prelua personal atribuțiile de SSM dacă firma are cel mult 9 lucrători, nu desfășoară activitățile cu risc enumerate în anexa 5 a normelor aprobate prin HG nr. 1425/2006, lucrezi efectiv în firmă și ai absolvit un curs de SSM de minimum 40 de ore. Lipsa certificatului medical atrage nulitatea contractului de muncă.
2. Contractul de muncă și salariul minim
Contractul individual de muncă se încheie în scris, în limba română, și poate fi semnat și cu semnătură electronică avansată sau calificată. Inspecția Muncii publică un model-cadru, aprobat prin Ordinul nr. 2171/2022. Contractul cuprinde, între altele, funcția conform Clasificării ocupațiilor din România (COR) și fișa postului, locul de muncă, data de început, salariul de bază, programul de lucru, concediul de odihnă, preavizul și eventuala perioadă de probă.
- Normă întreagă înseamnă 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână.
- Timp parțial: contractul arată durata muncii și repartizarea programului, altfel se consideră încheiat cu normă întreagă. Orele suplimentare sunt interzise, cu excepția forței majore și a lucrărilor urgente.
- Perioada de probă: cel mult 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție și 120 pentru cele de conducere. La contractele pe durată determinată, între 5 și 45 de zile lucrătoare, în funcție de durata contractului și de funcție.
Salariul minim brut pe țară este 4.325 lei pe lună din 1 iulie 2026, adică 25,949 lei pe oră (HG nr. 146/2026); până la 30 iunie 2026 a fost 4.050 lei. În sectorul construcții, salariul minim este 4.582 lei pe lună (OUG nr. 156/2024). Salariul minim poate fi plătit aceluiași salariat cel mult 24 de luni de la încheierea contractului, după care salariul de bază trebuie să fie mai mare.
3. REGES-Online și riscul muncii nedeclarate
Registrul general de evidență a salariaților se ține exclusiv în REGES-Online, platforma Inspecției Muncii lansată la 1 aprilie 2025 (HG nr. 295/2025). Termenul de trecere de la Revisal a expirat la 31 decembrie 2025, după prelungirea prin OUG nr. 46/2025.
Termenele de transmitere (art. 5 din HG nr. 295/2025):
- angajarea: cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
- modificarea salariului: în cel mult 20 de zile lucrătoare de la modificare;
- modificarea funcției, a duratei contractului sau a programului: cel târziu în ziua anterioară modificării;
- încetarea contractului: cel târziu la data încetării.
Datele le poate transmite un salariat desemnat prin decizie scrisă sau un prestator cu care ai contract, de exemplu un expert contabil. Obligația rămâne însă a angajatorului.
Amenzile pentru muncă nedeclarată (art. 260 din Codul muncii) se aplică pentru fiecare persoană:
| Fapta | Amenda |
|---|---|
| Primirea la muncă fără contract încheiat în scris | 40.000 lei/persoană, cel mult 1.000.000 lei |
| Primirea la muncă fără transmiterea contractului în registru în ziua anterioară | 20.000 lei/persoană, cel mult 200.000 lei |
| Munca în perioada de suspendare a contractului | 20.000 lei/persoană, cel mult 200.000 lei |
| Depășirea programului la contractul cu timp parțial | 10.000–15.000 lei/persoană |
| Lipsa copiei contractului la locul de muncă | 10.000 lei |
| Angajarea fără certificat medical sau lipsa evidenței orelor lucrate | 1.500–3.000 lei |
Pentru primele trei fapte, inspectorul dispune și sistarea activității locului de muncă, până la plata amenzii și remedierea situației. Pentru primele patru, amenda se poate achita pe jumătate în 48 de ore de la procesul-verbal.
4. De la salariul brut la net și la costul total
Din salariul brut se rețin contribuțiile și impozitul angajatului, iar firma plătește în plus o contribuție proprie. Cotele în 2026:
- CAS (pensie): 25%, reținut din salariul brut;
- CASS (sănătate): 10%, reținut din salariul brut;
- impozitul pe venit: 10%, după scăderea contribuțiilor și a deducerii personale;
- CAM (contribuția asiguratorie pentru muncă): 2,25%, plătită de angajator peste salariul brut.
Deducerea personală reduce impozitul pentru salariile brute de până la salariul minim plus 2.000 lei, la funcția de bază. La salariul minim, fără persoane în întreținere, este 20% din salariul minim și scade cu 0,5 puncte procentuale la fiecare tranșă de 50 lei în plus. Se adaugă 15% din salariul minim pentru angajații de până la 26 de ani, în aceeași limită de venit, și 100 lei lunar pentru fiecare copil sub 18 ani înscris într-o unitate de învățământ.
Facilitatea pentru salariul minim. În iulie–decembrie 2026, pentru 200 lei din salariu nu se datorează impozit și contribuții, inclusiv CAM (OUG nr. 89/2025). Condițiile: normă întreagă la funcția de bază, salariu de bază egal cu salariul minim și venit brut lunar de cel mult 4.600 lei, fără a socoti tichetele de masă, voucherele de vacanță și indemnizația de hrană. În ianuarie–iunie 2026 suma a fost 300 lei, la un plafon de 4.300 lei. În luna angajării, suma se diminuează în funcție de data începerii.
La timp parțial, CAS și CASS nu pot fi mai mici decât cele calculate la salariul minim (din iulie 2026, diminuat cu 200 lei), proporțional cu zilele lucrătoare în care contractul a fost activ; diferența o plătește angajatorul. Fac excepție, între alții, elevii și studenții de până la 26 de ani, pensionarii pentru limită de vârstă și persoanele cu dizabilități.
Exemplu pentru septembrie 2026: lună lucrată integral, angajat de peste 26 de ani, fără persoane în întreținere și fără deduceri suplimentare (sume rotunjite la leu):
| Exemplu | Salariul minim | 6.000 lei brut |
|---|---|---|
| Salariu brut | 4.325 lei | 6.000 lei |
| Sumă scutită de impozit și contribuții | 200 lei | 0 lei |
| CAS 25% | 1.031 lei | 1.500 lei |
| CASS 10% | 413 lei | 600 lei |
| Deducere personală | 865 lei (20%) | 129,75 lei (3%) |
| Impozit pe venit 10% | 182 lei | 377 lei |
| Salariu net | 2.699 lei | 3.523 lei |
| CAM 2,25%, plătit de firmă | 93 lei | 135 lei |
| Cost total pentru firmă | 4.418 lei | 6.135 lei |
La salariul minim, CAS, CASS și CAM se calculează la 4.125 lei (4.325 − 200). La 6.000 lei, salariul depășește minimul cu 1.675 lei, așa că deducerea personală scade la 3% din 4.325 lei.
5. Declarația 112: ce cuprinde și când o depui
Declarația 112 raportează la ANAF salariile fiecărei luni: o anexă a angajatorului, cu sumele de plată, și o anexă cu datele fiecărui asigurat (venit, ore și zile lucrate, contribuții, impozit). Pe baza ei se stabilesc stagiile de cotizare ale salariatului.
- Termenul general: lunar, până pe 25 a lunii următoare celei pentru care se plătesc veniturile. Tot până atunci plătești CAS, CASS, CAM și impozitul.
- Trimestrial, până pe 25 a lunii de după trimestru (câte o declarație pentru fiecare lună), declară și plătesc: microîntreprinderile care în anul anterior au avut în medie mai puțin de 3 salariați, firmele pe impozit pe profit în aceeași situație și cu venituri de până la 100.000 euro, PFA-urile, întreprinderile individuale și profesiile liberale cu angajați, asociațiile și fundațiile. Se poate opta pentru regimul lunar până la 31 ianuarie.
- Depunerea se face doar electronic, cu certificat digital calificat. De la veniturile lunii iulie 2026 se folosește noul formular, aprobat prin Ordinul nr. 605/95/928/2.314/2026.
Dacă preferi să nu gestionezi singur registrul, statul de plată și declarația 112, ne putem ocupa noi de ele: vezi tarifele sau scrie-ne.
6. Pe scurt
- Înainte de prima zi: fișă de aptitudine, SSM organizat, contract semnat și transmis în REGES-Online cel târziu în ziua anterioară.
- Din 2026, registrul salariaților se ține doar în REGES-Online; Revisal nu mai este folosit.
- Salariul minim este 4.325 lei din 1 iulie 2026; la acest nivel, netul este 2.699 lei, iar costul total pentru firmă 4.418 lei.
- Declarația 112 și plata contribuțiilor se fac până pe 25 a lunii următoare, lunar sau, pentru firmele foarte mici și PFA-uri, trimestrial.
- Munca fără contract se amendează cu 40.000 lei pe persoană, iar lipsa transmiterii în registru cu 20.000 lei pe persoană.